torna alle news
23 settembre 2008

Libro unico del lavoro

La Legge n.133 del 6 Agosto 2008 (di conversione del DL 112 del 25 Giugno 2008) ha determinato la costituzione del Libro unico del lavoro, così come previsto dagli articoli 39 e 40 del Decreto Legge n. 112 del 2008.

A far data dal 18 agosto 2008, dunque, tutti i datori di lavoro privati (di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, quelli dell’autotrasporto e quelli marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico) con l’eccezione di quelli domestici, possono istituire il c.d. "libro unico del lavoro" in sostituzione dei precedenti libri matricola e paga, nel quale vanno riportati tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Tale libro unico, ai sensi dell’articolo 3, comma 1, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, dovrà essere tenuto non più, come in passato, nel "luogo in cui si esegue il lavoro", ma alternativamente potrà essere conservato presso :

a) la sede legale dell’impresa;
b) lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato (articolo 5, comma 1, della legge n. 12/1979);
c) i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

A norma dell’articolo 6, comma 1, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il libro hanno l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196.

Il secondo comma del citato articolo 6, peraltro, estende il medesimo termine di conservazione, per la durata di cinque anni dall’ultima registrazione, ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all’entrata in vigore della semplificazione di cui al decreto legge n. 112 del 2008.

Stando all’art. 39, comma 7, del decreto legge n. 112 del 2008, la mancata conservazione del libro unico, ma anche dei libri preesistenti ora dismessi, per il periodo indicato è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da euro 100 a euro 600. La diffida obbligatoria è inapplicabile, in ragione dell’insanabilità dell’inosservanza.

In via puramente transitoria e fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 (quindi fino al 16 gennaio 2009) l’ articolo 7, comma 1, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, ha stabilito ancora che – fermo restando l’abrogazione del libro matricola e del registro d’impresa fin dal 18 Agosto 2008 – i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, secondo le disposizioni dettate dall’articolo 39 del decreto legge n. 112 del 2008 e dallo stesso decreto ministeriale, attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati.

Nel libro unico del lavoro dovranno dunque trovare posto i dati riferiti a lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all’estero, compresi i lavoratori in missione nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati; i collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (con o senza progetto, nonchè gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).

Non sono, invece, più oggetto di registrazione, i dati riguardanti i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali e i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria, in merito ai quali, la stessa L. 133/2008, in attuazione del DL 112/2008, ha stabilito l’obbligo da parte delle imprese (a decorrere dal 18 Agosto 2008) di inviare all’INAIL apposita DNA prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro, tramite fax o utilizzando il modello disponibile sul sito www.inail.it

Con Decreto ministeriale 9 luglio 2008 è stato precisato, inoltre, che la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata soltanto mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi, che si adattano perfettamente alle procedure attualmente in uso:

a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate o, ad elaborazione automatica dei dati garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonchè la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

Tali scritturazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro, ai sensi dell’art. 39, comma 3, del decreto legge n. 112 del 2008, con riferimento ai dati di cui ai commi 1 e 2, devono avvenire “per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo”, fatta salva, ai sensi dell’articolo 1, comma 3, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, la facoltà, per le aziende che hanno in uso una retribuzione “sfasata”, di seguitare a valorizzare le presenze nel mese successivo, evitando qualsiasi complicazione: la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire, infatti, con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro. Al riguardo, si precisa, tuttavia, che possono essere oggetto di registrazione differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l’obbligo di annotare sul libro unico del lavoro – per ciascun periodo entro il giorno 16 del mese successivo – le presenze del periodo di riferimento.

Scompare, inoltre, la necessità di istituire e tenere copie "conformi" del libro obbligatorio, mentre resta fermo l’obbligo di preventiva comunicazione alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente dell’affidamento della tenuta del libro unico del lavoro al consulente del lavoro, al professionista autorizzato o al servizio o centro di assistenza.

Profili sanzionatori

La Stessa Legge 133/2008 specifica che sono oggetto di sanzione le omesse e infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, previdenziali (contributivi e assicurativi) o fiscali relativamente al singolo rapporto di lavoro, ovvero un occultamento ai fini legali: si tratta di due distinte ipotesi di violazione, una di tipo omissivo (i dati non sono stati registrati), una di tipo commissivo (i dati sono registrati in modo non corrispondente al vero).

A integrare la condotta concorre l’omissione o l’infedeltà nella registrazione di uno qualsiasi dei dati che abbiano riflesso immediato sugli aspetti legati alla retribuzione o al trattamento fiscale o previdenziale del rapporto di lavoro, senza che la violazione possa ritenersi realizzata per ciascun dato omesso o infedelmente trascritto.

Per contro, non rientrano tra le condotte punibili i casi in cui per incertezze interpretative su modifiche legislative, amministrative o contrattuali ovvero per ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale o ancora per la difficoltà di individuare correttamente la natura delle prestazioni di lavoro rese (ad esempio con riguardo agli straordinari giornalieri e settimanali), il datore di lavoro non abbia provveduto ad aggiornare i dati retributivi nel mese di decorrenza o di riferimento.

La sanzione pecuniaria amministrativa è distinta in base alla gravità della condotta, sulla scorta del numero di lavoratori interessati dalle omesse o infedeli registrazioni sostanziali:

1. fino a dieci lavoratori l’importo della sanzione va da 150 a 1.500 euro:
2. da undici lavoratori in su va da 500 a 3000 euro.

In tal caso, per il calcolo dei lavoratori soccorre il criterio indicato dall’art. 5, comma 2, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, secondo cui devono computarsi i lavoratori subordinati, a prescindere dall’effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e risultino ancora in forza al momento della commissione dell’illecito.

A tal proposito, per evitare inaccettabili sperequazioni, ai fini sanzionatori, si ritiene di dover computare anche i lavoratori occupati “in nero” nel periodo di riferimento, il cui rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali iscrivibili nel libro unico del lavoro.

ILLECITO
SANZIONE PECUNIARIA AMMINISTRATIVA
Violazione dell’obbligo di istituzione del Libro unico del lavoro
da 500* a 2.500 euro (*è consentita l’applicazione della diffida obbligatoria prevista dall’articolo 13 del D.Lgs. n. 124/04, l’inadempienza può quindi essere sanata con il pagamento della sanzione minima)
Omessa o infedele registrazione dei dati
con conseguente differenza di trattamento
retributivo, previdenziale o fiscale
 
da 150 a 1.500 euro fino a 10 lavoratori;
da 500 a 3.000 euro oltre i 10 lavoratori.
 
Omessa esibizione del Libro unico del lavoro tenuto dal datore di Lavoro
 
 
da 200 a 2.000 euro (la Circolare n. 20/2008 afferma che l’inosservanza non è ammessa alla procedura di diffida obbligatoria, trattandosi di condotta commissiva e quindi materialmente insanabile)
 
 
Omessa esibizione del Libro tenuto dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese o dai Caf (art. 1, comma 4, L. n. 12/1979)
 
da 250 a 2.000 euro
da 500 a 3.000 euro se recidiva (la Circolare n. 20/2008
afferma che l’inosservanza non è ammessa alla procedura di diffida obbligatoria in quanto si tratta di condotta commissiva e quindi materialmente insanabile)
 
Omessa esibizione del Libro tenuto dal Consulente del lavoro o di uno dei professionisti abilitati (art. 1, comma 1, L.n. 12/1979)
 
da 100 a 1.000 euro
se recidiva è data tempestiva comunicazione all’Ordine professionale di appartenenza (la Circolare n. 20/2008 afferma che l’inosservanza non è ammessa alla procedura di diffida obbligatoria in quanto si tratta di condotta commissiva e quindi materialmente insanabile)
 
 
Mancata conservazione del Libro unico per cinque anni dall’ultima registrazione
da 100 a 600 euro
 
 

Per ulteriori informazioni:
Carmen Bucciero
c.bucciero@confartigianatobologna.it

Tutte le informazioni a proposito di Lavoro

Vai a Lavoro e Gestione del Personale